Vierzig Abos, zwölf machen dasselbe

Nehmen wir einen Handelsbetrieb mit rund 30 Mitarbeitern: Er zieht einmal alle Abrechnungen der Firmenkreditkarte zusammen. Auf der Liste stehen etwa 40 laufende SaaS-Abos. Beim genauen Hinsehen erledigen gut ein Dutzend davon im Kern dieselbe Aufgabe: drei Werkzeuge, mit denen Teams Aufgaben verwalten, zwei fürs Notieren und Dokumentieren, zwei fürs Versenden von Newslettern. Niemand hat das so entschieden. Es ist gewachsen – Abo für Abo, meist als schnelle Reaktion auf ein akutes Problem. Genau so entstehen zu viele SaaS-Tools im Unternehmen: nicht durch eine falsche Entscheidung, sondern durch viele kleine, richtige, die nie jemand zusammengeführt hat.

Der Trend dahinter ist messbar. Fast die Hälfte aller IT-Anwendungen der deutschen Wirtschaft läuft inzwischen aus der Cloud – 47 Prozent, nach 38 Prozent nur ein Jahr zuvor (Bitkom Cloud Report, 2025). Jedes neue Tool ist in Minuten gebucht, oft an der IT vorbei. Erhebungen aus IT-reifen Organisationen beziffern die reinen SaaS-Ausgaben auf rund 4.830 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr, mit über 20 Prozent Zuwachs im Jahresvergleich (Zylo, 2025). Für einen 30-Personen-Betrieb in Deutschland fällt die absolute Zahl kleiner aus – aber die Richtung stimmt: Der Werkzeugstapel wächst schneller als die Firma. Zeit, ihn einmal zu sortieren.

Das Tool-Audit-Worksheet: zu viele SaaS-Tools im Unternehmen sichtbar machen

Statt bei „gefühlt zu viel” stehen zu bleiben, machen Sie den Wildwuchs sichtbar. Das folgende Tool-Audit ist kein Software-Projekt, sondern eine Tabelle: eine Zeile pro Werkzeug, sieben Spalten, am Ende eine Entscheidung. Den ersten Durchgang – Kosten, Zweck, Überlappung und ein Entscheidungs-Entwurf pro Zeile – füllen Sie in etwa einer Stunde aus; die genaue 90-Tage-Nutzung tragen Sie in einem zweiten Durchgang aus den Admin-Konsolen nach.

Was in jede Spalte gehört – und wo man sich selbst täuscht

• Kosten/Monat: Rechnen Sie ehrlich. Alle bezahlten Sitze, Jahreslizenzen durch zwölf geteilt, Zusatzmodule inklusive. Der Listenpreis pro Nutzer täuscht, sobald zehn Sitze bezahlt und drei genutzt werden.
• Zweck: Beschreiben Sie die eine Aufgabe, die das Tool erledigt – in einem Satz, konkret, nicht die Produktkategorie. „Angebote schreiben und nachverfolgen“ ist ein Zweck; „CRM“ ist ein Regal. Welche Aufgabe sich überhaupt lohnt zu digitalisieren, ist eine eigene Frage – dazu haben wir im ersten Beitrag zu KI im Mittelstand eine Matrix beschrieben.
• Überlappung mit …: Hier entscheidet sich fast alles. Zwei Tools überlappen, wenn sie denselben Job tun, nicht wenn sie in dieselbe Kategorie fallen. Eine Notiz-App und eine Projektsoftware können sich überschneiden; zwei „Projekt“-Tools für völlig getrennte Zwecke tun es vielleicht nicht.
• Integrationsgrad: Wie tief hängt das Tool im Rest Ihres Betriebs – Single Sign-on, Datenflüsse ins ERP, Anbindung an DATEV, an den Kalender? Das ist der versteckte Preis einer Ablösung. Ein schlecht integriertes Tool ist billig zu streichen; ein tief verdrahtetes teuer, selbst wenn das Abo günstig ist.
• Tatsächliche Nutzung: Nicht schätzen – nachsehen. Aktive Nutzer der letzten 90 Tage, gemessen an den bezahlten Sitzen. Das ist der zweite Durchgang: Die Zahl steht in der Admin-Konsole jedes Tools, kostet aber Zeit – planen Sie sie separat ein. Der teuerste Posten im Stack ist selten das teuerste Tool, sondern der Sitz, den niemand mehr öffnet.
• Entscheidung: Genau drei Optionen, keine vierte. Ein „schauen wir später“ ist der Grund, warum die Liste 40 Zeilen lang ist.

Die Entscheidungsregel in drei Schritten

Gehen Sie jede ausgefüllte Zeile in dieser Reihenfolge durch:

1. Kaum genutzt? Öffnet das Tool in 90 Tagen fast niemand, kommt es auf streichen – es sei denn, es ist für die wenigen Nutzer geschäftskritisch. Ungenutzte Lizenzen sind der schnellste Weg, Software-Kosten zu senken, ohne dass es irgendwo wehtut.
2. Überlappung + schwächer? Tut ein Tool denselben Job wie ein anderes, wird aber weniger genutzt und ist schlechter integriert, dann konsolidieren – in dasjenige, auf das Ihr Team wirklich baut.
3. Stark genutzt, tief integriert, kein gleichwertiger Ersatz? Dann behalten – auch wenn es zu den teureren Posten gehört.

Trifft keine der ersten beiden Regeln zu, lautet die Voreinstellung behalten – auch für ein stark genutztes Werkzeug ohne gleichwertigen Ersatz, selbst wenn es nur locker integriert ist. Gestrichen oder konsolidiert wird nur, was eine der Regeln aktiv trifft.

Die eine Sperre, die eine reine Kostenbetrachtung nicht abbildet: Ein Tool mit hoher tatsächlicher Nutzung und tiefer Integration wird nie allein wegen des Preises gestrichen. Diese Zeile schützt Sie vor dem teuersten Fehler einer SaaS-Tool-Konsolidierung – ein Werkzeug herauszureißen, an dem der Alltag hängt.

So sieht ein ausgefülltes Worksheet aus

Zurück zu den vier überlappenden Tools des Handelsbetriebs. Ausgefüllt sieht der Ausschnitt so aus:

Das Ergebnis ist unspektakulär und genau deshalb belastbar: Das Umfrage-Tool D fliegt raus (0 Logins), die Task-App B wandert in die ohnehin genutzte Projektsoftware A. Aus vier Tools werden zwei – rund 105 € im Monat gespart, etwa 1.260 € im Jahr, allein in diesem kleinen Ausschnitt. Rechnen Sie das über 40 Zeilen, und der Betrag wird schnell relevant. So reduziert man Tool-Wildwuchs, ohne den Betrieb zu stören: nicht mit einem Kahlschlag, sondern Zeile für Zeile.

Der interessante Fall ist das Doku-Tool C. Es überlappt teilweise mit A – trotzdem bleibt es. Warum, das ist der ehrliche Teil.

Wann Konsolidieren die falsche Entscheidung ist

Ein Audit, das nur addiert und streicht, richtet Schaden an. Drei Fälle, in denen weniger Tools die schlechtere Entscheidung sind:

• Reißen Sie kein Werkzeug heraus, an dem Ihr Team wirklich hängt, nur um einen Posten zu sparen. Das Doku-Tool C überlappt teils mit A, hat aber elf aktive Nutzer und steckt tief im Alltag. Ein spezialisiertes „Best-of-Breed“-Tool, das seine Aufgabe zu 100 Prozent erfüllt, schlägt eine Alleskönner-Lösung, die dieselbe Aufgabe zu 70 Prozent kann – die fehlenden 30 Prozent zahlen Ihre Mitarbeiter jeden Tag in Reibung.
• Die Wechselkosten sind real. Migration, Datenübernahme, Umgewöhnung – der Aufwand einer Ablösung übersteigt nicht selten ein ganzes Jahr der eingesparten Gebühr. Ein günstiges, tief integriertes und gern genutztes Tool ist auch dann kein Streich-Kandidat, wenn es „irgendwie überlappt“.
• Das Ziel ist nicht die kürzeste Liste. Konsolidierung heißt: dieselbe Aufgabe nicht doppelt bezahlen. Sie heißt nicht, um jeden Preis auf eine Handvoll Tools zu kommen. Manchmal ist die richtige Antwort, fünf Werkzeuge auf drei zu bringen – und die drei dann in Ruhe zu lassen.

Kurz: Das Worksheet sagt Ihnen, wo Sie doppelt zahlen. Ob Sie konsolidieren, entscheidet nicht die Kostenspalte allein, sondern das Zusammenspiel aus Nutzung, Integration und dem, was Ihr Team ohne Murren aufgeben würde. Und bevor ein konsolidiertes Tool den ganzen Betrieb trägt, lohnt ein kurzer Datenschutz-Blick darauf – die acht Fragen dafür haben wir separat zusammengestellt.

So kommen Sie in einer Stunde zum ersten Ergebnis

Blocken Sie diese Woche eine Stunde für den ersten Durchgang: Ziehen Sie jede wiederkehrende SaaS-Abbuchung aus der Kreditkartenabrechnung und füllen Sie Kosten, Zweck, Überlappung und einen Entscheidungs-Entwurf – Zeile für Zeile. Die meisten Betriebe finden schon dabei zwei, drei klare Kandidaten zum Streichen oder Konsolidieren; das allein trägt die investierte Stunde um ein Vielfaches.

Wenn bei einzelnen Zeilen die Entscheidung unklar bleibt – erfahrungsgemäß genau dort, wo sich Überlappung und Integrationsgrad in die Quere kommen –, schicken Sie uns einfach diese Zeilen. Wir schauen in einem kurzen, fachlichen Austausch mit drauf und sagen Ihnen, wie wir sie einordnen würden. Kein Angebot, keine Präsentation; nur ein zweiter Blick auf die drei, vier Fälle, bei denen das Worksheet allein nicht weiterkommt. Genau diese Arbeit – Aufgaben sauber trennen, Tools zusammenführen, den Rest sinnvoll verbinden – machen wir bei Kortexa ohnehin.

— Misho Manolov, Gründer